Ott ülsz a géped előtt, és már tíz perce nézel egy üres szövegmezőt. Nem az a gond, hogy nem tudod, mit szeretnél mondani — az megvan a fejedben. A megfogalmazás a gond. Elég udvarias lesz? Túl hosszú? Netán sértőnek tűnik? Erre használhatsz egy egyszerű megoldást: a ChatGPT e-mail íráshoz pont ilyen helyzetekre való — bemásolod a vázlatodat, és 2 perc alatt kész a levél. Megmutatom, hogyan.
A probléma
Az e-mailírás furcsán nehéz feladat. Nem azért, mert nem tudsz írni — hanem mert egyszerre kell figyelni a hangnemre, a hosszra, az udvariassági formulákra, és még arra is, hogy ne tűnjön sem hidegnek, sem nyafogósnak.
Ha panaszlevelet írsz egy szolgáltatónak, nem akarsz agresszívnak látszani — de határozottnak igen. Ha emlékeztetőt küldesz egy kollégának, nem akarsz nyomulós lenni — de azért az üzenet átmenjen, hogy a téma fontos. Ez az egyensúly az, ami megakaszt.
A legtöbben ilyenkor vagy feladják, és valami sablonos szöveget gyártanak, vagy tíz percet töltenek az átfogalmazással. Egyik sem jó.
Mire való ez a prompt?
Ez a megoldás arra való, hogy a fejedben lévő gondolatokból — vagy akár egy pár mondatos piszkozatból — kész, udvarias e-mailt kapj. Plusz három tárgysor-javaslatot, hogy azon se kelljen gondolkodni.
A saját tesztjeim alapján jól működik:
- reklamációknál (internetszolgáltató, késő csomag, stb.)
- emlékeztetőknél a kollégáimnak
- rövid ügyfél-tájékoztatásoknál
Mire nem jó: Titkos vagy érzékeny adatot ne írj bele, például bankszámlaszámot, jelszavakat vagy személyes azonosítókat. Erősen érzelmi leveleknél sem ezt használnám, mert könnyen átmehet valami olyan hangulat, amit nem akartál. Összetett jogi levelekhez sem való, ahhoz ügyvéd kell, nem ChatGPT.
A kész szöveg — másold be és próbáld ki
Segíts egy rövid, udvarias magyar e-mail megírásában ebből a vázlatból: [szöveg].
Adj 3 tárgymező-javaslatot is.
Mit jelent a `[szöveg]`? Ez az a rész, amit te töltesz ki. A `[szöveg]` szót töröld ki, és írd a helyébe, amit az e-mailben el akarsz mondani — akár pár mondatban, akár pontokban felsorolva. Nem kell szépen megfogalmazni, nem kell irodai stílus: a kérdés szövegéből a nagynyelvi modell majd megcsinálja a kész levelet.
Így próbáld meg:
- Nyisd meg a ChatGPT-t: chatgpt.com — ingyenes fiókkal is működik
- Másold be a fenti szöveget a beviteli mezőbe
- Töröld ki a `[szöveg]` részt, és írd a helyébe a saját vázlatodat (pl.: „reklamáció internetszolgáltatónak — 3 napja nem megy az internet, kárpótlást kérek”)
- Nyomj Entert, és várd meg a választ — általában 10–20 másodperc
Hogyan szabd testre
Ha az első változat nem egészen az, amit szerettél volna, nem kell újrakezdeni. Egyszerűen írd be a következő üzenetként, mit változtasson. Néhány dolog, ami nálam bevált:
- Barátságosabb hangot akarsz? → `”Legyen kicsit személyesebb, baráti hangon.”`
- Rövidebbet szeretnél? → `”Ne legyen hosszabb 5 mondatnál.”`
- Nincs szükséged megszólításra? → `”Kihagyhatod a Tisztelt… kezdést, csak a szöveg legyen.”`
Ezeket egyszerűen a következő üzenetként küld el — nem kell az egész kérdést újra beírni.
Magyar példa: vázlatból kész e-mail
Amit beírtam:
Reklamáció internetszolgáltatónak — 3 napja nem megy az internet, már kétszer hívtam az ügyfélszolgálatot, kárpótlást kérek.
Amit visszakaptam:
Tárgysor-javaslatok:
- Hibajegy — 3 napos internetkimaradás és kárpótlási igény
- Reklamáció: tartós internetkiesés — kárpótlást kérek
- Ügyféligény — folyamatos internetszolgáltatás-kiesés
E-mail szövege:
Tisztelt Ügyfélszolgálat!
Ezúton szeretném jelezni, hogy internetszolgáltatásom már 3 napja szünetel, ami komoly kellemetlenséget okoz számomra. Ügyem kapcsán az ügyfélszolgálatot két alkalommal is megkerestem, azonban a probléma mind ez idáig nem oldódott meg.
Kérem, szíveskedjenek intézkedni a hiba mielőbbi elhárításáról, és tájékoztatni a kárpótlási lehetőségekről az igazolt kiesési időszakra vonatkozóan.
Köszönöm megelőlegezett szíves segítségüket!
Üdvözlettel,
[Név]
Egy kész, kiküldhető reklamációs levél lett belőle — határozott, de nem agresszív. A három tárgysor közül az első kettő erős, a harmadikat én kicsit átfogalmaznám. A „Köszönöm megelőlegezett szíves segítségüket” egy kicsit túl „iroda szagú”, de ha formális a viszonyod a szolgáltatóval, tökéletesen megállja a helyét. Ha lazább hangot akarsz, azt is egy gyors kéréssel megkapod.
Mikor hibázik és hogyan javítsd
Ha nem mondod meg a hangnemet, a ChatGPT formálisabb lesz. Ez a leggyakoribb meglepetés: ha csak annyit írsz, hogy „emlékeztető Marinak”, és nem mondod, hogy barátságos legyen, a válasz udvarias, de hűvös lesz. Megoldás: tedd bele a vázlatba, hogy „baráti, laza hangon”.
Az első változat sokszor egy kicsit sablonos. Különösen a záróformulák — „Köszönjük türelmét és megértését” — ismerősek lehetnek sok más levélből. Ha zavar, kérj változtatást: „Legyen kevésbé sablonos a zárás.”
Ne tömj bele mindent. Elég a lényeg — mit akarsz, kinek, miért. Ha az egész hátteret belemásolod, a válasz is terjengős lesz.
Soha ne írj bele személyes azonosítókat. Sem bankszámlaszámot, sem jelszót, sem TAJ-számot. Ezek az e-mail szövegébe úgyis utólag kerülnek bele, ha szükséges.
Kinek való igazán — és kinek nem
Neked való, ha:
- Irodai munkát végzel, és naponta több e-mailt kell megírnod
- Kisvállalkozóként ügyfélszolgálati leveleket küldesz
- Bizonytalan vagy a megfogalmazásban vagy a hangnemben
- Egyszerűen gyorsítani szeretnéd a napi levelezést
Óvatosan, vagy inkább ne:
- Jogi dokumentumok, szerződések — ezeket ügyvéddel nézd át
- Erősen személyes levelek, ahol a saját stílusod a lényeg — ott jobb, ha te írod
- Bizalmas céges információt tartalmazó kommunikáció
GYIK
Mi az a ChatGPT, és kell-e regisztrálni? A ChatGPT egy mesterséges intelligencián alapuló program, amit a böngészőben használhatsz — nem kell semmit telepíteni. Ingyenes fiókot a chatgpt.com oldalon tudsz létrehozni, elég egy e-mail-cím. Az ingyenes változat erre a feladatra teljesen megfelel.
Mi kerüljön a vázlatba? A lényeg: kinek írod, miért, és mit szeretnél elérni. Felsorolás is tökéletes — nem kell összefüggő mondatokban gondolkodni. Minél pontosabb a vázlat, annál jobb lesz a kész levél.
Mi van, ha nem tetszik, amit kaptam? Egyszerűen mondd meg a ChatGPT-nek, mit változtasson: „Ez jó, de legyen rövidebb” vagy „Legyen kedvesebb hangnemben” — és kapod is az új verziót. Nem kell az egészet újrakezdeni.
Ingyen elérhető? Igen. A ChatGPT ingyenes verziója erre a feladatra tökéletesen elég, fizetős verzióra nincs szükséged.
Biztonságos-e elküldeni azt az e-mailt, amit a ChatGPT írt? Igen, de mindig olvasd át, mielőtt elküldöd, és ne vaktában másold be. A ChatGPT nem tudja, ki a címzett, mik az előzmények, és néha olyat ír, ami neked nem megfelelő. Az ellenőrzés mindig a te felelősséged.
Működik más AI-programmal is? Igen. A Gemini (Google) és a Claude (Anthropic) hasonlóan működik, hasonló prompttal. Ha valamelyiket jobban ismered, azzal is kipróbálhatod.
Ez volt az első a sorozatból. A következő részben egy másik tipikus munkahelyi feladat jön: hogyan foglalj össze gyorsan egy hosszú dokumentumot úgy, hogy a lényeg megmaradjon, a felesleges rész pedig eltűnjön.
